西北大学的学生要么第一次亲自报名, 如果是电话注册，请提供足够的身份证明, 或者他们已经拿到了学号，可以在网上注册之前建立自己的学生门户网站.  所有学分的学生在NWC门户网站上都有一个帐户，并有一个安全的登录名和密码.  在线服务只能通过这种访问方式获得.   这包括访问注册和学生账户信息以及访问Moodle, NWC在线课程学习管理系统.  该学院还在管理数据库中加载了学生的照片.  所有教师和工作人员都可以根据自己的角色进行访问.

参加在线课程的学生每次进入学生门户时都必须使用用户名和密码登录.  Moodle还允许教师在考试和其他项目中使用额外的密码.  一些教师选择在校内进行监考, 在外展地点或其他批准的地点.  学生在参加考试前必须出示身份证明.

所有员工都接受FERPA培训并签署保密协议.  教师们只能接触到课堂上学生的信息，或者被分配给他们作为顾问的信息.  其他工作人员可获得与其职位职责相适应的资料.  学生也可以选择不发布他们的目录信息.